Zapisnik sa sastanka dokument je koji odražava sve važne odluke ovog događaja. Neispravni nacrt, kako u smislu značenja, tako i u dizajnu, sudionici sastanka mogu prouzrokovati to osporavanje. Pored toga, postoji potencijalni rizik donošenja pogrešnih upravljačkih odluka ako zapisnici sastanka o proizvodnji sadrže pogrešne podatke. Ispravno organizirati pomoći će nizu jednostavnih preporuka.
Tekst ovog dokumenta obično sadrži dva dijela: uvodni i glavni. Zapisnik sastanka (njegova prva polovica) uključuje opis glavnih parametara događaja: položaj, puno ime sudionici, predsjednik i tajnik. Kad jedan od prisutnih ima poseban status (pozvani, stručnjak, promatrač itd.), To se također bilježi u dokumentu. Ako je sastanku prisustvovalo puno ljudi, zapisnik može sadržavati podatke o njima na posebnom listu, što je neodvojiva primjena dokumenta. Uvodni dio završava dnevnim redom koji sadrži popis riješenih pitanja. Poželjno je organizirati ih po važnosti, no mogu postojati i drugi faktori koji utječu na mjesto na popisu pitanja. Na primjer, struktura dnevnog reda može ovisiti o logičnom odnosu dijela pitanja ili zaposlenosti osoba koje sudjeluju u događaju. Sam dokument izvršen je na pismu organizacije (njegove jedinice), mora biti naznačeno kada se sastanak održao.
Zapisnik sastanka u glavnom dijelu trebao bi odgovarati uvodnom. Konkretno, njezine bi točke trebale ići istim redoslijedom kao na dnevnom redu. Algoritam za izgradnju teksta koji bilježi podatke o svakoj točki dnevnog reda je sljedeći: "slušao", "govorio", "odlučio". Glavno pravilo u ovom dijelu protokola je da se ne smije pretvoriti u svojevrsni transkript.
Konkretno, u podtočki „preslušani“ opisano je tko je bio glavni govornik na pitanju, što je predložio kao rezultat svog govora. Za govornike, sudionici također navode tko je rekao ono što su predložili. Odlukom se utvrđuje konačni položaj većine sudionika sastanka. Ako je usvojen glasanjem, tada će biti naznačeno koliko je ljudi bilo protiv, koliko je bilo protiv, kao i broj suzdržanih. Ovisno o važnosti razmatranih pitanja, mogu se navesti puna imena. ljudi koji su zauzeli ovaj ili onaj položaj.
Protokol sastanka sastavlja tajnik, sam dokument potpisuje izvršna i predsjedavajuća sastanka. Izvor informacija za sastavljanje su rukom napisane skice, bilješke napravljene pomoću diktafona, transkripti. Ako je za rješavanje pitanja utvrđenih tijekom sastanka potrebna ovlaštenja visokog dužnosnika koji nije sudjelovao na sastanku, može se pružiti dodatno odobrenje za odluke ovog poglavara. Potpisani i registrirani protokol može se poslati i kao pojedinačni dokument iu obliku izvoda za službenike na koji se odnosi samo dio pitanja.
