Svi znaju protokol riječi. Uredski službenici to redovito čuju za vrijeme sastanaka, policajci ga koriste u svojim profesionalnim aktivnostima, a šefovi država i diplomati prisiljeni su se pridržavati propisanih pravila. Što je protokol? Saznat ćemo u nastavku.
Značenje pojma protokola
Kao znatan broj drugih izraza, ova riječ ima nekoliko značenja. Sve ovisi o području aktivnosti u kojem se primjenjuje željeni koncept. Stoga ćemo razmotriti najčešće situacije kada je uobičajeno govoriti o protokolu.
Ako govorimo o poslovnom okruženju, onda je protokol dokument koji opisuje događaj (sastanak, sastanak, upravni odbor itd.).
Gore smo već spomenuli policiju koja često sastavlja sličan dokument. U ovom se slučaju podrazumijeva činjenica zločina ili djela.
U međunarodnom formatu, protokol je skup pravila koja se trebaju poštovati na službenim sastancima vladinih i diplomatskih službenika. Na primjer, postoji protokol sastanaka šefova država ili posjeta predsjedniku.
Međutim, u ovom ćemo se članku usredotočiti na koncept poslovnih protokola.
Minuta minuta sastanka
Poslovni sastanci sastavni su dio svih procesa u poslovnom okruženju. Oni mogu proći službeno, uzimajući u obzir određeno vrijeme i samo u uredskoj zgradi. Neformalni datumi poslovanja također su vrlo popularni. U drugom slučaju možete bez protokola potvrditi razgovor. Ako je sastanak službeni, onda mora biti u pisanom obliku u skladu sa svim pravilima.
Protokol vodi tajnica ili druga osoba s takvim ovlastima. Kako biste nastavili razgovor, pokušajte otkriti približan popis pitanja o kojima će se raspravljati na sastanku. Prisutnost diktafona neće biti suvišna kako ne bi propustili detalje, jer je protokol vrlo detaljan opis poslovnog događaja.
Treba zabilježiti imena prisutnih, kao i odsutnih. Za sebe možete napraviti bilješke o lokaciji svih koji su došli na sastanak, tako da se autorstvo pojedinih riječi može naznačiti bez pogreške.
Na početku svakog sastanka određuje se redoslijed razmatranja pitanja, obavezno ih zapisujte doslovno.
Ako je sastanak imao glasanje, navedite njegove rezultate (koliko je ljudi glasalo za, a koliko glasova protiv). U slučaju da je na sastanku bio prisutan mali broj ljudi, također imate priliku zabilježiti imena i prezimena svih koji su glasali.
Nemojte odlagati izvršenje protokola u dugačkom okviru, jer za to vrijeme možete zaboraviti detalje sastanka.
Pregovarački protokol
Pregovori se od redovnog poslovnog sastanka razlikuju po tome što obično razgovaraju o jednom ili par pitanja koja igraju veliku ulogu za obje strane. U ovom slučaju, protokol je prilika da se isprave sve nijanse razgovora i zahtjevi stranaka. Pitanje koje se ne razmatra uvijek riješava se odmah nakon prvih pregovora, pa direktorima ili drugim zaposlenicima treba vremena i cjelovitih informacija o sastanku.
Protokol pregovora sastavljen je na istom principu kao i svaki poslovni dokument.
Potrebno je navesti datum opisanog događaja, broj dokumenta i punu verziju imena. Slijedi uvod, koji nužno ukazuje na popis sudionika i glavna pitanja za raspravu.
U glavnom dijelu informacije se obično dijele na tri dijela: "Slušao", "Govorio", "Odlučio". U punoj verziji protokola, riječi svih govornika citirane su doslovno, a u nekim se slučajevima duplicira i izvadak iz protokola koji duplicira određeni dio.
