Bilo koji analitički dokument alat je kategorije upravljanja koji vam omogućuje donošenje ispravne odluke. Dokument prikazuje pregled određenog predmeta istraživanja, s zaključcima o rezultatu, ukazuje na načine njihove provedbe. Podaci mogu biti uključeni u bilješku o prošlim studijama i nalazima.
Struktura dokumenta
Na razini regulatornih akata struktura dokumenta nije definirana, nema strogih zahtjeva za njezinu pripremu. U papirologiji se razvila izvjesna praksa, razlikuju se sljedeće obvezne točke:
- zaglavlje dokumenta, naslov;
- Sažetak;
- uvođenje;
- suština opisanog problema, odnosno glavni dio dokumenta;
- zaključci i zaključci;
- Potpis izvornika i datum.
Na kraju dokumenta, nakon zaključaka, može se naći popis korištene literature, izvješća na koja se autor oslanjao prilikom pisanja bilješke i popis aplikacija.
Vezna i naslov dokumenta
Ovaj dio dokumenta pripremljen je u strogom skladu sa standardima usvojenim u poslovnom tijeku.
Primjer pisanja analitičkih bilješki:
Voditelj LLC ….
Puno ime
(od) koga
Voditelj strukturne jedinice ….
Puno ime
Analitička napomena
Ako je za registraciju takvih dokumenata predviđen unutarnji tok dokumenata, unosi se datum i odlazni broj bilješke.
Bilješka ili predgovor
Ovaj odlomak dokumenta daje kratak opis suštine problema. Ako govorimo o znanstvenoj zajednici, tada se može navesti glavni cilj i metode koji su korišteni u analizi podataka. Ovaj odlomak bilješke može opisati izvore podataka, razloge njihove uporabe. Treba prikazati strateški cilj, čije je postizanje nadahnulo autora dokumenta da provede istraživanje.
Razmotrimo primjer pisanja analitičkih bilješki.
Ako se dokument odnosi na interno upravljanje dokumentima, tada predgovor može biti općenito kratak:
… Na osnovu izvršenog popisa skladišta br. …. datum …
ili
… O napretku rada koji je za ovo tromjesečje planirao odjel … ime …
Ako govorimo o dokumentima koji se koriste u znanstvenoj zajednici ili analiziraju ozbiljan problem, predgovor može izgledati ovako:
… Sažetak: U protekla 3 mjeseca, analiza potražnje potrošača za automobilima prema kategorijama i markama u trgovini … naziv …
Ispitivanje je provedeno klasičnom multivarijantnom analizom. Podaci su zbrojeni u zajedničkoj tablici s procjenom svih faktora na skali od deset točaka. Prema rezultatima istraživanja, neprikosnoveni vođa identificiran … imenom vozila …
Primjeri pisanja analitičkih bilješki na prodajnom odjelu poduzeća:
… Tvrtka … ime … za 6 mjeseci, analiza rezultata odjela prodaje. Kao rezultat, utvrđeno je niz odstupanja od planiranih pokazatelja s mogućim razlozima njihovog pojavljivanja.
|
Pokazatelj koji je analiziran |
plan |
činjenica |
% odstupanje |
razlog |
|
Novčani primici od prodaje, RUB |
||||
|
Zalihe skladišta ……….. |
Glavni dio dokumenta
U ovom se dijelu bilješke preporučuje pridržavati određene strukture:
- Opis problema koji se analizira.
- Metode korištene u analizi.
Ako se rezultat kao takav iskaže kao opsežan, tada je moguće sastaviti sadržaj s naznakom brojeva stranica, imena određenog dijela dokumenta.
Glavni naglasak je na tehnikama analize s preliminarnim zaključcima. Ako su se tijekom rada pojavile određene teorije, one su izražene u dokumentu. Glavna stvar je da struktura glavnog dijela dokumenta ima logiku.
Razmotrite primjer pisanja analitičkih bilješki, opis suštine problema.
Uprava tvrtke …. Kontaktirao sam našu organizaciju zbog činjenice da je u protekle dvije godine u odjelu prodaje stalno padao profit. Tijekom pregovora otkriveno je da nije došlo do smanjenja broja kupaca, naprotiv, tijekom posljednje 2 godine njihov je broj porastao za 20%. U isto vrijeme, prihod se smanjio za 30%. Tijekom analize aktivnosti odjela prodaje korištene su sljedeće metode …………….,
Završni dio, zaključci
Analitička napomena poduzeća (primjeri su u ovom članku) ili znanstvenika, politika ne može biti bez zaključaka. Povrh toga, onaj koji sadrži prognozu i preporuke za daljnje postupke smatra se istinski ispravno sastavljenim dokumentom. A konstrukcija ovih zaključaka i preporuka trebala bi se temeljiti samo na provedenom istraživanju i na dobivenim rezultatima. U ovom se slučaju zaključci ne smiju ponavljati, što znači s prethodno dobijenim, koji su istaknuti u glavnom dijelu bilješke.
Analitička napomena (primjeri u nastavku) ne bi smjela sadržavati proturječnosti, posebno u završnom dijelu, u dokumentu treba biti jasan odnos zaključaka i analize. Nema konačnih "govora" koji nisu opravdani gore navedenim tekstom, to jest, nema osobnih zaključaka.
Razmotrite uzorku analitičke napomene (primjer).
… Kako bi se otklonili gubici od prodaje koji su zabilježeni u zadnje dvije godine, treba planirati sljedeće mjere:
|
Očekivani ekonomski učinak |
Do dana kada bi se trebali održati događaji |
Potrebna je radnja |
odgovoran |
Ne preporučuje se zaključivanje na više stranica A4.
Potpis i prijave
Na kraju dokumenta nužno se registriraju položaj i puno ime autora (s dekodiranjem) autora. Ako je analizu provelo više osoba, tada se one moraju navesti. Datum pisanja bilješke i potpisa stavlja se. Ako je dokument dizajniran za široki krug ljudi ili je prebačen u drugu strukturalnu jedinicu poduzeća, za povratne informacije možete navesti podatke za kontakt.
Analitičke bilješke (primjeri koje smo pregledali) mogu imati aplikacije. Dodatni su dokumenti koji mogu sadržavati grafikone i intermedijarne podatke, popis izraza koji su korišteni ili formule za izračun autora. Možete odrediti popis referenci, informacije iz kojih su se temeljile na analizi.
