Događaj znači sastanak koji se planira i održava uz sudjelovanje skupine ljudi: praznik, poslovni sastanak, sportski događaj, dječja zabava, reklamna kampanja itd. Budući da na događaju najčešće sudjeluje veliki broj sudionika, izuzetno je važno voditi brigu o sigurnosti svih pozvanih, kao i da im je ugodno, da im nitko nije dosadio, da nije bilo pritužbi na jelovnik, nastup umjetnika, dizajn dvorane za sastanke itd. Da biste izbjegli neugodna iznenađenja, morate biti oprezni Ali za pripremu.
Priprema događaja započinje planiranjem. Bolje je brinuti se o tome kako unaprijed isplanirati događaj. Što je preostalo više vremena do značajnog datuma, više je mogućnosti za razmišljanje, vaganje, izbjegavanje pogrešaka i negativnih povratnih informacija od sudionika. Planovi se izrađuju u skladu sa specifičnostima događaja, ali postoje opće preporuke za planiranje.
Što planirati
Prije svega, cilj. Nijedan događaj se ne održava baš tako. Čelnici poduzeća žele postići određene rezultate: formiranje korporativne kulture, promocija robe na tržištu, širenje poslovnih platformi, okupljanje zaposlenika, proslava obljetnice (službeno priznanje njegovih zasluga za tvrtku) itd. Glavno je da cilj treba biti konkretan, jasno formuliran i ostvariv, Zajedno s svrhom određuje se i vrsta događaja (buffet, izlet, odmor u vodenom parku itd.).
Sljedeća faza planiranja je proračun. Bez obzira koliko se organizator trudio, neće biti moguće realizirati sve kreativne ideje ako proračun to ne dopušta. Stoga, prije nego što odlučite kako pripremiti akcijski plan, trebate odlučiti o financijama.
Sljedeće stavke su uzete u obzir:
- broj i spol gostiju (potreban za pravljenje jelovnika, odabir pića);
- mjesto događaja;
- dizajnerska i tehnička oprema;
- prijevoz (ako je događaj izvan);
- snimanje fotografija i videa;
- poziv domaćina, umjetnika;
- nagrade i pokloni;
- Medijsko izvještavanje o događaju (ako je potrebno).
upitnici
Nakon što razjasnite gore navedena pitanja, možete početi sastavljati upitnike za pozvane. Tako će biti lakše uzeti u obzir želje gostiju. Prema rezultatima istraživanja, možda ćete morati prilagoditi plan i procjenu. Nudimo približan popis pitanja:
- Planirate li prisustvovati događaju?
- Ako ne planirate prisustvovati događaju, onda iz kojeg razloga?
- Kako ste saznali za događaj?
- Kako je došlo do prijave za sudjelovanje na događaju (vrlo jednostavno, jednostavno, bez problema, s manjim poteškoćama, bilo kakvih poteškoća)?
- Imate li kakvih želja na jelovniku?
- Ko će platiti vaše sudjelovanje u događaju?
- Koje teme, pitanja za raspravu vas zanimaju?
- Imate li pitanja o događaju, koja?
- Imate li pitanja za domaćina događanja, koja?
- Kako želite primati podatke o događaju (adresu, e-poštu, telefon)?
- Ostalo.
Pitanja se prilagođavaju ovisno o vrsti i sadržaju događaja. Glavna stvar je sastaviti upitnik tako da organizator dobije sve odgovore koji ga zanimaju. To će vam pomoći u određivanju nacrta akcijskog plana, kako bi se izbjegli svi nesporazumi. Dakle, muslimanski poslovni partneri tijekom gozbe neće dirati svinjetinu (što znači da jelovnik treba sadržavati jela od piletine, puretine), a šale vodećih korporativnih zabava nekim ljudima mogu izgledati nimalo smiješno. Naravno, anketa bi trebala biti anonimna.
Nakon prikupljanja podataka, zaposlenik izravno započinje s pripremom plana.
Kako planirati događaj: primjer
Obrazac plana razvijen je u skladu s GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju. " Tradicionalno, plan navodi vrste radova na pripremi i provođenju događaja, rokove i odgovorne. Na početku dokumenta navodi se naziv organizacije i vrsta dokumenta za odobrenje, datum, broj i mjesto pripreme dokumenta, pečat odobrenja. Zasebno sastavljeni financijski dokumenti, odobrenja i upoznavanje s dokumentom. U obliku dijagrama izgleda ovako:
|
Odobravam --------------- --------------- (položaj šefa tvrtke) ------------------------------------- (puno ime) (Potpis) |
|||
|
Akcijski plan za pripremu i provođenje -------------------------------------------------- ---- (naziv događaja) |
|||
|
datumi: Mjesto održavanja: Svrha događaja: |
|||
| broj | Vrste radova | razdoblje | odgovoran |
| 1. | Stvaranje organizacijskog odbora | 2014/12/15 | Puno ime |
| 2. | Izrada kulturnog programa | 2014/12/15 | Puno ime |
| 3. | … | ||
Plan može također uključivati stupce "rezultati" i "bilješke".
O sačinjenom planu razgovara se s upravom tvrtke, usvaja se i priopćuje zaposlenicima. Odgovorne osobe stavljaju svoje potpise na list za upoznavanje i primaju primjerak plana. Nakon toga, pitanje: "Kako izraditi akcijski plan?" smatra zatvorenim.
U pravilu se događaji održavaju nekoliko puta godišnje, tako da voditelj događanja ili drugi stručnjak mora izraditi godišnji akcijski plan. Kako izraditi akcijski plan za godinu?
Godišnji plan
Prije nego što nastavite s pripremom godišnjeg plana, morate analizirati aktivnosti poduzeća za prošlu godinu. Na temelju rezultata analitičkog rada sastavlja se izvješće, čiji će sadržaj postaviti ciljeve za sljedećih 12 mjeseci. Upravo događaji održani u novoj kalendarskoj godini bit će usmjereni na postizanje upravo ovih ciljeva.
Događaji su planirani po mjesecu. Koliko događaja provesti svakog mjeseca - odlučuje tvrtka. Sve ovisi o ciljevima i hitnim problemima. Predviđene su jednokratne, periodične i tekuće aktivnosti. Jednokratni događaji uključuju, posebno, kupnju opreme od strane tvrtke. Aktualni događaj se također održava jednom, ali traje duže razdoblje. Periodični se događaji ponavljaju u određenom vremenskom intervalu. To može biti razvoj osoblja (konferencije, seminari, webinari), razvoj i provedba projekata, korporativni događaji i još mnogo toga. Svi bi događaji trebali biti logički usklađeni jedni s drugima o izvedivosti, temi i vremenu događanja.
Obrazac godišnjeg plana
Godišnji plan sastavlja se u obliku općeg plana rada ili vremenskog rasporeda. Ponekad su prikladne obje mogućnosti (na primjer, ako izvođači rade u različitim organizacijama). Razmotrimo ove tipove planova detaljnije.
U općem godišnjem planu navode se serijski broj, naziv događaja, rokovi, rezultati, rukovoditelji i napomena. Poglavlje „Rezultat“ prikazuje proizvod aktivnosti specijalista: dijagram procesa ili mehanizma, završeni projekt, izvješće, paket dokumenata itd.
| broj | Naziv događaja | rezultati | razdoblje | izvođači | bilješke | ||||
| početak | završni | Ltd. | JSC | UAB | |||||
| 1. | Međunarodna konferencija | Zbornik sažetaka | 15.01 | 17.01 | Puno ime | Puno ime | Puno ime | Sudjeluju studenti specijaliziranih sveučilišta | |
| 2. | Prezentacija nove sorte sira | Izvješće o prezentaciji nove sorte sira | 16.02 | 17.02 | Puno ime | Puno ime | Puno ime | Uključeni su tehnolozi poduzeća | |
| 3. | … | ||||||||
Prilikom sastavljanja vremenskog rasporeda, aktivnosti se navode za svaki mjesec. Prekriven je naziv događaja i mjeseca. Dokument može izgledati ovako:
| broj | Naziv događaja | rezultati | izvođači | 2014. godine | bilješke | ||
| siječanj | veljača | ožujak | |||||
| 1. | Međunarodna konferencija | Zbornik sažetaka |
Ltd. JSC UAB |
||||
| 1.1. | Priprema biltena | Informativno pismo | Ured menadžera | ||||
| 2. | Prezentacija nove sorte sira | Izvješće o prezentaciji nove sorte sira | |||||
| 2.1. | Priprema brošura | brošure | Odjel marketinga | ||||
Uz godišnji plan razvijaju se obrazloženje mjera, izvještajnih i kontrolnih obrazaca, kao i dodaci. Prijave uključuju:
- financijska evidencija;
- komunikacijski plan, druga podrška za događaje;
- analiza rizika.
Svi gore navedeni planovi su za odrasle. No, s djecom se održavaju razne manifestacije. Obrasci izrade planova za dečke približno su isti, ali postoje neke značajke.
Kako napraviti akcijski plan za djecu
Manifestacija za mlade građane razlikuje se od one za odrasle, prvenstveno obrazovne i (ili) zdravstvene orijentacije. Odgovorni su imenovani učitelji, psiholozi, zabavljači, knjižničari, savjetnici u zdravstvenim kampovima i drugi specijalisti koji rade s djecom. Specifičnosti događaja ovise o dobi djece i postavljenim zadacima. Razmotrite značajke planiranja događaja u predškolskom, školskom, knjižničnom i rekreacijskom kampu.
predškolski
Aktivnosti vrtića dio su godišnjeg plana. Predviđeno za:
- matineje (tematski i praznični datumi);
- sportski praznici;
- dani i tjedni zdravlja (uključuju razne aktivnosti);
- roditeljski sastanci itd.
Za svaku od tih aktivnosti izrađuje se plan ili scenarij koji odobrava voditelj i dogovara s njezinim zamjenikom. Navedite naziv događaja, svrhu, zadatke, vrijeme i mjesto događaja, opremu, inventar, tijek događaja (u scenariju) i odgovorne. Evo primjera kreiranja akcijskog plana za Dan zdravlja:
|
Potvrđujem: glava --------------- (puno ime) "____" ______________ 2014 |
|||
|
dogovoreno: Zamjenik šefa OIA-e ------------------------------ (puno ime) "____" ______________ 2014 |
|||
| Akcijski plan za Dan zdravlja (datum) | |||
| Vrijeme i mjesto | Naziv događaja | Skupina | odgovoran |
|
8.00 - 8.30 Sportski teren |
Jutarnja gimnastika | Sve grupe | Odgajatelji u grupi |
|
10, 00 -10, 30 Sportska dvorana |
Štafeta | Senior grupa | Instruktor tjelesnog odgoja, nastavnik grupe |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 bazen |
Sportsko slobodno vrijeme "Neptun je došao k nama" | Srednja grupa | Instruktor plivanja, medicinska sestra, vaspitač grupe |
| Tijekom dana | Fotoreportaža s Dana zdravlja | Sve grupe | Nastavnici grupa, pomoćni nastavnici |
Ovisno o specifičnostima događaja, mogu se ukazati na očekivane rezultate (smanjenje učestalosti učenika, formiranje ideja o zdravom načinu života kod djece, povećanje razine pedagoške kulture roditelja itd.).
Scenarij događaja za predškolce su igre, predstave temeljene na bajkama, čarobni trikovi, atrakcije. Važno je da praznik bude zanimljiv, zabavan, živopisan i što je najvažnije - koristan za djecu.
škola
Aktivnosti za učenike planiraju se tijekom školske godine i tijekom praznika. Akcijske planove sastavljaju glavni učitelj, razredni učitelj, učitelj tjelesnog odgoja, učitelj organiziranja i psiholog. Planove koje su napravili učitelji provjerava i odobrava glavni učitelj. Predviđeni su ciljevi i ciljevi događaja, očekivani rezultati, imenovani su odgovorni. Prilikom izrade uzimaju se u obzir dob djece, njihovi interesi, problemi u razredu (školska uspješnost, ponašanje, odnosi u timu itd.), Kao i objektivni čimbenici (sezona, vrsta naselja, posebno teren, klima itd.), upamćeni datumi. U skladu s tim, održavaju se događanja na teme "Vitezovi i princeze", "Upoznavanje s glazbenim kazalištem", "Praznik ljeta", "Oni su se borili za domovinu" i druge. Glavna stvar je da djecu treba zanimati. U pripremu i planiranje događaja uključeni su i sami studenti. Kako napraviti akcijski plan? Uzorak je predstavljen u tablici.
|
Odobravam Direktor br. --------------------------- (puno ime) |
||||
| Obrazovni plan za jesenski odmor | ||||
| broj | mjera | datum | klasa | vrijeme |
| 1. | Posjet kazalištu glazbene komedije | 2013/10/28 | 11 | 16:00 |
| 2. | Operacija Izliječite knjigu | 2013/10/29 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Dječja knjižnica
Osoblje knjižnice osigurava da djeca čitaju više i vole knjige. U tu svrhu se održavaju književne večeri, kvizovi, aukcije itd. Kako sastaviti akcijski plan u knjižnici? Ovaj se rad provodi u nekoliko faza. Odabrana je tema događaja, određuju se njegova svrha i dobno ciljanje. U skladu s dobi sudionika odabire se književna djela, sastavlja se scenarij.
Knjižničari ne zaboravljaju na oglašavanje: izrađuju se plakati, letci, pozivnice. Važna točka je priprema ilustrativnog materijala. Sam događaj bilježi se, analizira i promovira u medijima. Obrazac plana može biti ovako:
| broj | Obrazac događaja | Naziv događaja | Publika | datumi |
| 1. | inscenacija | Valentinovo | Srednjoškolci | 14.02 |
| 2. | Večer pitanja i odgovora | "Tko zna više priča?" | Predškolci i osnovnoškolci | 18.03 |
| 3. | … |
